Objetivo e funções dos MFPs

O MFP é um fator de mudança absoluto para todos os locais de trabalho. Embora se registe uma mudança crescente para a documentação digital, a gestão de documentos em papel continua a desempenhar um papel significativo no funcionamento das organizações públicas e privadas. Para otimizar estes processos de forma eficaz, é fundamental dispor de um dispositivo versátil e multifuncional.

O que é o dispositivo

O termo "MFP é a abreviatura de dispositivo multifuncional. Esta tecnologia combina várias funcionalidades, como a digitalização, a impressão e a cópia, num único dispositivo compacto. Em alguns casos, incluem também um fax. A origem deste conceito remonta à organização de serviços de consultoria Garther Group, que teve a ideia depois de se aperceber dos elevados custos de manutenção de equipamento de escritório separado. Assim, nos anos 90, foram introduzidos os primeiros MFPs, inicialmente capazes apenas de efetuar cópias e digitalizações, mas não de imprimir. O primeiro dispositivo que se assemelhava à forma moderna de um MFP foi desenvolvido pela empresa japonesa Okidata, que integrou todos os componentes necessários. Os MFPs são particularmente adequados para espaços pequenos, empresas em fase de arranque e indivíduos com pouco tempo para gerir vários dispositivos e encontrar as melhores opções. Além disso, estes dispositivos têm uma longa vida útil e ajudam a poupar dinheiro a longo prazo.

A diferença entre esta técnica e outras máquinas de impressão

1. Ambos os equipamentos utilizam técnicas idênticas para aplicar uma imagem impressa: Os MFPs utilizam igualmente tecnologia de jato de tinta, laser ou LED.

Impressoras multifunções de jato de tinta

A principal distinção entre um MFP e uma impressora é a sua funcionalidade melhorada, que complementa as capacidades da impressora com um scanner e uma fotocopiadora. Isto elimina a necessidade de afetar fundos adicionais para equipamento de escritório separado.

Outra distinção é o facto de a impressora funcionar apenas quando o computador está ligado. Por outro lado, o equipamento multifuncional é capaz de efetuar várias tarefas de forma independente, sem depender de uma unidade de processamento central.

Tipos de MFPs

A classificação dos dispositivos de impressão baseia-se no método utilizado para imprimir informações, que inclui as tecnologias laser, LED e jato de tinta. No entanto, esta categorização limita as suas funções e âmbito de utilização.

1. As impressoras laser são conhecidas pela sua elevada velocidade de impressão sem comprometer a qualidade. Estes dispositivos ganharam popularidade para utilização em escritórios.
2. As impressoras de jato de tinta oferecem uma excelente qualidade de impressão e são normalmente utilizadas para imprimir fotografias e gráficos.
3. As impressoras LED, por outro lado, são mais caras e são recomendadas para empresas especializadas, como agências de publicidade e estúdios fotográficos.

As impressoras laser são mais populares devido à sua baixa necessidade de manutenção e à ausência de reabastecimento constante de tinta. No entanto, são geralmente mais caras do que as impressoras de jato de tinta.

Características adicionais de tais dispositivos

Esta técnica tem muito mais capacidades do que as que foram mencionadas. O utilizador ficará a conhecer as várias comodidades adicionais com que a técnica está equipada consultando o manual. As funções duplex e de alimentação automática são particularmente fascinantes.

O termo "duplex refere-se à capacidade de imprimir em ambos os lados do papel, permitindo a impressão frente e verso.

Impressão duplex

Estes avanços serão acolhidos com entusiasmo nas empresas que requerem digitalização e fotocópias frequentes.

Prós e contras deste tipo de equipamento

Que vantagens oferece a aquisição de um aparelho multifunções??

1. Tamanho compacto. Esta funcionalidade é especialmente vantajosa para espaços pequenos, onde um equipamento pode substituir três.
2. Poupança de consumíveis – é necessário apenas um cartucho para todos os tipos de dispositivos.
3. Acessibilidade. Mesmo que o MFP seja caro, continua a ser mais económico do que comprar dispositivos separados.
4. Capacidade de envio imediato de documentos por fax.

MFP com comunicação por fax.

1. Há uma desvantagem que não pode ser negligenciada.
2. No caso de um dos componentes do dispositivo estar avariado, o utilizador pode perder a funcionalidade da impressora, do scanner e da fotocopiadora de uma só vez.
3. A função de cópia pode funcionar a um ritmo mais lento.

O que escolher: MFP ou impressora

A decisão entre impressoras de escritório autónomas e dispositivos multifuncionais depende em grande medida das necessidades específicas do utilizador, das funções desejadas do dispositivo e da qualidade de trabalho esperada.

Para uso doméstico, a necessidade mais comum é a impressão, especialmente para crianças em idade escolar e estudantes, enquanto outras funções de escritório, como digitalização e cópia de documentos, não são frequentemente necessárias. Nesta situação, é aconselhável considerar uma impressora monofunções básica. É mais compacto, mais barato e imprime mais rapidamente do que os dispositivos multifuncionais. O custo por página impressa será mais baixo e, nos raros casos em que é necessário copiar ou digitalizar um documento, seria mais razoável visitar o salão de fotografia mais próximo.

Se considerar que trabalhar em casa requer as mesmas funções que um escritório, como a necessidade constante de imprimir, digitalizar e copiar, recomenda-se a escolha de uma impressora multifunções (MFP). Um MFP oferece várias opções num único dispositivo, custando menos do que um conjunto completo de equipamento de escritório e poupando espaço valioso na secretária. Atualmente, o "escritório em casa" O formato dos aparelhos não ocupa mais espaço do que uma impressora A4 normal, desde que utilize papel deste tamanho. No entanto, se precisar de processar documentos de maiores dimensões, o equipamento será maior em conformidade. Além disso, é importante notar que, embora um equipamento concebido para papel A3 também possa processar tamanhos mais pequenos, o contrário nem sempre é verdade.

Este é apenas um lado da história. Vale a pena considerar a questão da escolha de uma perspetiva diferente. Os MFPs são fornecidos com um conjunto fixo de características para cada componente, definido pelo fabricante. Estas definições são normalmente médias, com um mínimo de opções disponíveis. Não poderá escolher uma impressora mais rápida ou um scanner com maior resolução. Tem de se contentar com o que é fornecido. Assim, se quiser dar prioridade à qualidade do desempenho de um dispositivo individual e ter a capacidade de personalizar as definições a seu gosto, é melhor comprar dispositivos separados. Desta forma, pode ajustar os parâmetros de cada componente de acordo com as suas preferências e necessidades.

Se conseguir encontrar uma opção MFP que satisfaça as suas necessidades em termos de características de desempenho de cada elemento, essa será a melhor escolha. A compra de um MFP oferece várias vantagens em relação à compra de apenas uma impressora.

1. Um dispositivo compacto com várias tarefas é mais eficiente do que vários dispositivos individuais.
2. Um dispositivo tudo-em-um, como um bom MFP, é mais económico do que comprar dispositivos separados com características técnicas médias. Além disso, a manutenção de um dispositivo é mais barata do que a de vários dispositivos.
3. Gerir e coordenar vários dispositivos requer mais esforço do que trabalhar com um único dispositivo, mesmo que este ofereça mais opções.

Ao fazer uma escolha ponderada, pode otimizar a utilização do espaço e o custo, maximizando a eficiência do trabalho. Quer se trate de um MFP ou de uma impressora, scanner e fotocopiadora separados, a seleção do dispositivo certo garantirá a longevidade e o desempenho eficaz das tarefas.