Como digitalizar e fotocopiar corretamente numa impressora

O equipamento de escritório, como as impressoras e os scanners, é amplamente utilizado em muitos locais de trabalho. São indispensáveis para tarefas como a realização de cópias de documentos e a transferência de informações da impressora para um computador. Estas funções são particularmente importantes para a gestão de documentos. Neste artigo, vamos explorar as várias funcionalidades das impressoras e dos scanners, concentrando-nos especificamente em como fazer fotocópias eficientes e digitalizar documentos.

Modelos capazes de copiar e digitalizar documentos

Para tirar uma fotocópia ou digitalizar um documento, não é necessário correr para o quiosque de fotocópias mais próximo. Tudo o que é necessário é um dispositivo moderno capaz de copiar informações. Atualmente, existem inúmeros modelos que suportam esta caraterística. A impressora já não se limita apenas à impressão, uma vez que evoluiu para um dispositivo multifuncional. Um MFP moderno não serve apenas como impressora, mas também como scanner e fotocopiadora. A maioria das fotocopiadoras, quer sejam impressoras a jato de tinta ou a laser, pode transferir informações digitalizadas para um computador. Para determinar se um dispositivo tem capacidades de digitalização e cópia, é melhor consultar as suas especificações. No entanto, às vezes, uma rápida olhada no próprio dispositivo é suficiente. Se existir uma tampa na parte superior do dispositivo, por baixo da qual se encontra uma superfície de vidro, então este possui as funções acima mencionadas. Normalmente, as impressoras apenas têm um tabuleiro para papel limpo e imprimem na direção vertical ascendente, enquanto os MFPs produzem material impresso a partir da extremidade inferior, abaixo da área de digitalização.

Preparação para o funcionamento

Assim, para utilizar o scanner, há alguns passos simples que têm de ser seguidos.

1. Para começar, é necessário verificar se o scanner está ligado ao seu computador pessoal (PC ou portátil). O cabo USB não é normalmente fornecido com o aparelho, pelo que terá de ser adquirido antecipadamente.
2. Em seguida, ligue o scanner a uma fonte de alimentação e prima o botão de alimentação no dispositivo.
3. Quando ligar o dispositivo, deve inserir um disco ou uma pen drive que contenha o software e os controladores necessários na unidade de disco. Este disco ou pen drive está normalmente incluído na embalagem e faz parte do pacote de entrega.
4. Se, por qualquer razão, não tiver o disco, pode visitar o sítio Web do fabricante, introduzir o nome completo do scanner na barra de pesquisa e ser-lhe-á fornecida uma lista de todos os controladores disponíveis que pode transferir para o seu computador. Seleccione o controlador mais recente (com base na data de lançamento), descarregue-o e, em seguida, faça duplo clique no botão .para instalar o ficheiro exe.

Após a conclusão da instalação do controlador, o sistema operativo detecta e identifica o dispositivo. Pode ser facilmente localizada na secção correspondente, como impressoras e faxes. Geralmente, o nome do dispositivo consiste na designação completa do modelo, incluindo caracteres alfabéticos e numéricos. Se desejar, tem a opção de modificar o nome para um nome diferente utilizando as definições do sistema.

Uma vez concluída a instalação dos controladores e a sincronização do dispositivo com o sistema, o passo seguinte é determinar a escolha do software. A família de sistemas operativos Windows inclui programas pré-instalados, mas existem opções alternativas disponíveis. É crucial notar que um programa dedicado responsável pelo processo de digitalização é essencial e não pode ser negligenciado.

Como digitalizar documentos num PC

Quando um computador ou portátil é ligado a um scanner ou a um dispositivo de impressão com capacidades de digitalização, o utilizador tem a possibilidade de converter documentos e fotografias importantes em formato digital. Isto pode ser feito utilizando um dos seguintes métodos:

• Utilizando o "Assistente de digitalização" incorporado que está incluído no sistema operativo do computador;
• Com a ajuda de software de terceiros;
• Através da aplicação padrão do utilitário Paint.

Para criar com êxito cópias electrónicas de páginas impressas, é essencial ter instalado o controlador adequado para o dispositivo de digitalização que está ligado ao computador. Antes de iniciar o processo, é importante verificar a superfície do vidro do aparelho para garantir que não existem partículas de pó, pequenos detritos ou riscos. Quaisquer defeitos devem ser abordados e resolvidos. Quando o scanner estiver ligado e ativo, coloque cuidadosamente o suporte de impressão com o lado impresso virado para o vidro e baixe a tampa.

Quando os preparativos necessários estiverem concluídos, pode prosseguir com o método de operação selecionado. A opção Assistente é a principal escolha para a digitalização.

Janela do Assistente de digitalização

1. Clique no botão "Iniciar" no ecrã do computador.
2. Localize a opção "Fax and Scan" (Fax e digitalização) na lista de ferramentas padrão do Windows 10 e abri-lo. Para utilizadores do Windows 7 e 8, navegue para os separadores Iniciar → Painel de controlo → Hardware e som → Dispositivos e impressoras para encontrar o utilitário. Em seguida, seleccione o atalho para o seu MFP/scanner ligado e inicie o botão "Scan document or image" Assistente.
3. Na janela do assistente que aparece, terá de configurar os parâmetros de funcionamento, como a digitalização a preto e branco ou a cores, o brilho, a resolução e a localização para guardar o documento digitalizado. É possível pré-visualizar o aspeto do documento digitalizado antes de prosseguir.
4. Para iniciar o processo de digitalização, clique no botão "Scan" (Digitalizar) botão. Após a conclusão da digitalização, lembre-se de salvar o resultado na memória do seu PC clicando no botão "Salvar" botão.

Conclusão do assistente

Utilização de software de digitalização de terceiros

Os utilizadores consideram o software de digitalização de terceiros intrigante devido à sua capacidade de expandir a funcionalidade, como o reconhecimento de texto, a conversão de ficheiros e a opção de enviar imagens electrónicas por e-mail ou fax. A utilização de qualquer aplicação deste tipo requer a instalação no computador. Para aceder ao programa, os utilizadores podem criar um atalho para o ambiente de trabalho ou localizá-lo no menu Iniciar.

Antes de utilizar software de terceiros, é aconselhável rever o manual do utilizador.

Uma vez iniciado o programa, os utilizadores podem ajustar as definições na janela do programa e prosseguir com a digitalização e a utilização de outras funcionalidades.

O ABBYY FineReader oferece várias funcionalidades e recursos

Digitalização com o programa Paint

O programa Paint é uma ferramenta padrão nos sistemas operacionais Windows. Possui capacidades de digitalização incorporadas. Para aceder ao programa, basta navegar até ao menu Iniciar e encontrá-lo na lista de aplicações instaladas. Ao iniciar o programa, vá para "Ficheiro" onde pode selecionar a opção "Do scanner ou da câmara" no submenu. A partir daí, é possível ajustar as configurações de digitalização e escolher o formato de arquivo desejado para salvar a imagem digitalizada. Para iniciar o processo de digitalização, basta clicar no botão adequado.

O Paint permite digitalizar documentos ou fotografias e criar imagens electrónicas. Existem vários métodos disponíveis para o conseguir, dando ao utilizador a liberdade de escolher a opção que melhor se adapta às suas necessidades individuais.

Parâmetros de digitalização em modo texto ou fotografia

Apesar de os controladores variarem entre fabricantes e não seguirem um esquema universal, existem várias definições básicas que são comuns a todos os dispositivos.

Antes de mais, devemos ter em conta o DPI. Ao trabalhar com texto, o valor de DPI não deve ser definido abaixo de 300 (o mesmo se aplica a impressoras ou MFPs). Quanto maior for o DPI, mais precisa será a imagem. Embora a digitalização com um DPI mais alto possa demorar um pouco mais, aumenta a probabilidade de texto legível, eliminando a necessidade de reconhecimento adicional. O intervalo ótimo de DPI é de 300-400.

O segundo aspeto a considerar é o nível de saturação da cor (cromaticidade). Tem três opções à escolha: digitalizar texto a preto e branco, escala de cinzentos ou a cores (como revistas, documentos, cartazes, etc.).). Quanto maior for a saturação da cor, mais demorado será o processo de digitalização.

Ao utilizar o modo de fotografia, é crucial evitar qualquer desfocagem da imagem e garantir que todas as margens são captadas com exatidão. As definições de cor e tonalidade podem ser ajustadas no modo de Pré-visualização antes de iniciar o processo de digitalização a partir da impressora.

É importante notar que, ao digitalizar fotografias, o processo de digitalização em si não é o único passo crucial, mas também o pós-processamento do material digitalizado utilizando software especializado.

Para garantir os melhores resultados de digitalização de fotografias, recomenda-se que ajuste as definições para obter a máxima nitidez. Isto ajudará a reduzir quaisquer potenciais imprecisões que possam ocorrer durante o processo de digitalização, embora possa prolongar ligeiramente o tempo total de digitalização em cerca de 10-15 segundos.

Efetuar uma fotocópia na impressora

Uma das tarefas mais frequentemente efectuadas no escritório é o processo de duplicação de documentos. Envolve a realização de cópias de vários itens, como passaportes, cartas de condução, documentos importantes, livros e notas. Aprender a duplicar documentos é relativamente simples, desde que siga estas instruções passo a passo:

1. Assegurar-se de que o aparelho de fotocópia está corretamente ligado e conectado.
2. Verificar se os controladores da impressora estão actualizados e são compatíveis.
3. Inspecionar o estado dos documentos para verificar se há sujidade, papel encravado, riscos ou impressões digitais.
4. Abra cuidadosamente a tampa superior do dispositivo para aceder à área de digitalização.
5. Colocar cuidadosamente o documento virado para baixo na superfície de digitalização, assegurando-se de que está alinhado com as marcas de posicionamento no dispositivo.
6. Premir o botão "Iniciar" O botão "Copiar" é utilizado nos modelos de impressora e de fotocopiadora, ou prima o botão "Copiar" botão se utilizar uma impressora multifunções. Recupere as cópias completas do tabuleiro de saída e retire o documento original da área de digitalização.
7. Importante: a quantidade de duplicados é controlada pelo hardware, utilizando botões (normalmente em forma de setas).

Crucial: o número de duplicados é regulado pelo hardware, através de botões (normalmente sob a forma de setas).

O que fazer se o aparelho não digitalizar

Existem apenas algumas explicações para este facto.

1. A aplicação não responde. Neste caso, a solução é simples – reinicie o dispositivo e deixe-o arrancar. Se o problema persistir, desligue o dispositivo durante um mínimo de 60 segundos e volte a ligá-lo.
2. Se o scanner estiver a apresentar um erro, é essencial identificar o código de erro para solucionar eficazmente o problema. Cada modelo de scanner requer procedimentos de diagnóstico específicos para determinar o código de erro. Tenha em atenção que, embora o scanner possa estar operacional no modo de serviço, as funções de digitalização e fotocópia podem estar desactivadas até que o erro seja resolvido. Nos scanners da Canon, a ativação do modo de serviço implica premir o botão de reinicialização cinco vezes.
3. O dispositivo está atualmente ocupado com outra tarefa. A impressora multifunções (MFP) pode estar a aguardar um trabalho de cópia em fila de espera enquanto precisa urgentemente de digitalizar algo. Para resolver este problema, basta terminar a tarefa atual e iniciar uma nova tarefa.
4. O controlador do scanner não está a funcionar corretamente. Se os métodos acima mencionados não fornecerem uma solução, considere reinstalar o controlador do scanner, uma vez que pode estar a causar o problema.
5. Pode haver um problema com a ligação do cabo. Desconecte o cabo do PC e do scanner e, em seguida, conecte-o novamente. Em alguns casos, esta etapa de resolução de problemas pode resolver o problema.
6. O controlador de dispositivo geral (tanto para a impressora como para o scanner) pode ter ficado corrompido. Se for esse o caso, é aconselhável reinstalar todo o software. A forma mais fácil de o fazer é visitando o sítio Web do fabricante.
7. Repor definições. Se nenhuma das soluções acima mencionadas se revelar eficaz, pode tentar repor as definições de fábrica do dispositivo. Isto pode ser feito através do menu do sistema operativo, seleccionando a opção "reiniciar definições" ou seguindo as instruções do hardware.

Antes de levar o dispositivo para assistência técnica, seria aconselhável tentar ligá-lo a um computador diferente, instalar os controladores e tentar iniciar uma verificação. Se isto não resolver o problema, é possível que exista uma avaria mais grave que exija atenção profissional.

Como utilizar scanners e MFPs

É crucial ter em mente que um scanner é um investimento caro, e não é pequeno, portanto, para maximizar sua vida útil, há certas diretrizes que precisam ser seguidas. Por onde começar? Tenha o máximo de cuidado ao manusear a superfície de vidro – este componente é a parte mais delicada do scanner. Quaisquer arranhões, riscos ou sujidade no dispositivo terão, sem dúvida, impacto na qualidade da saída digitalizada. É aconselhável limpar regularmente o vidro com um material macio, como camurça sintética, para remover o pó.

1. Antes de digitalizar um documento, certifique-se de que o papel não tem qualquer sujidade ou pó. É essencial evitar digitalizar objectos sujos ou utilizar materiais abrasivos.
2. No caso de o produto não conseguir digitalizar, evite tentar resolver o problema por si próprio.
3. Evitar aplicar pressão ou força sobre a superfície do vidro.
4. Em nenhuma circunstância deve tentar limpar o vidro com pó ou humidade excessiva, uma vez que o primeiro pode resultar em riscos na superfície e o segundo pode causar danos eléctricos.

Para obter resultados óptimos ao digitalizar um documento, é aconselhável fazer os preparativos necessários com antecedência. Por exemplo, se o documento não estiver em perfeitas condições, optar por uma definição de alta resolução exporia quaisquer falhas ou imperfeições. Antes de ajustar a resolução, é importante avaliar cuidadosamente o estado do documento. Além disso, certifique-se de que não existem materiais adesivos, como fita adesiva ou fixadores (por exemplo.g. agrafos) colados no papel. Se houver impressões digitais visíveis no documento, recomenda-se que as elimine com uma borracha ou um pano macio.

Dominar toda a gama de capacidades de digitalização e fotocópia não é tão difícil como pode parecer. Com persistência e paciência, pode tornar-se competente na utilização de qualquer dispositivo. Se não tiver confiança, é aconselhável começar com instruções básicas até se sentir à vontade para utilizar o scanner e a fotocopiadora sozinho.