Cómo conectar y configurar una impresora en red

Una impresora de red es un hardware al que se accede fácilmente desde varios ordenadores o portátiles en un lugar de trabajo o residencia personal. Utilizar un hardware de este tipo para múltiples usuarios disminuye sustancialmente los gastos de impresión o la necesidad de adquirir equipos de oficina independientes para cada equipo individual. El proceso de establecer las capacidades de impresión a través de una impresora de red HP o Canon implica conectar el hardware a un router o uno de los ordenadores conectados a la red local. Ejecutar este proceso con éxito sólo requiere conocer y seguir la secuencia de acciones adecuada para establecer una conexión.

Impresión en red

1. La impresora o MFP está conectada a un PC de la red local. La simplicidad de la configuración es la ventaja de este método. El inconveniente es que si el PC se apaga, el dispositivo también quedará inactivo.
2. La impresora está conectada al router a través de un cable Ethernet o WiFi. La ventaja de este método es que la impresora permanece activa independientemente de si los ordenadores están encendidos o apagados. Además, los dispositivos con conexión inalámbrica ofrecen la ventaja de la movilidad. Este dispositivo puede colocarse en cualquier lugar de la sala para comodidad de todos los usuarios que necesiten imprimir documentos desde él.

Conexión a un PC

Para establecer la impresión a través de equipos ofimáticos conectados a la red, es necesario llevar a cabo una serie de pasos para conectar y solucionar los problemas del equipo.

Conexión

Para establecer una conexión entre su ordenador de red y un equipo de oficina de impresión, necesitará un cable USB y los controladores necesarios. Normalmente, los controladores se incluyen en el paquete de software suministrado con el disco de instalación de la impresora. Es importante colocar el dispositivo cerca del PC para utilizarlo cómodamente y conectarlo a la unidad del sistema mediante el cable USB. A continuación, conecte el cable de alimentación al equipo de oficina, enchúfelo a una toma de corriente y encienda el dispositivo. Por último, instale los controladores desde el disco suministrado.

Sugerencia: En caso de que no dispongas del CD de instalación, tienes la opción de conseguir el software a través de la página oficial del fabricante en Internet.

Una vez instalado el software con éxito, es muy recomendable generar una copia impresa de una página de prueba como medio para verificar el funcionamiento satisfactorio del dispositivo.

Accede a configuración

Es posible que la impresora imprima una página de prueba pero no imprima el documento, sino que lo ponga en cola. Esto indica que el PC no puede acceder a ella. Para resolver este problema, debe:

• abra el Panel de control;
• seleccione "Dispositivos e impresoras" – en Windows 10 y 8 (en las versiones 7 o XP, la sección puede tener otro nombre);
• de la lista de equipos de oficina, elija el dispositivo necesario en el menú contextual y haga clic con el botón derecho del ratón (PCM) para establecerlo como dispositivo predeterminado;
• Haga clic de nuevo en el nombre del dispositivo y vaya a sus propiedades;
• en "Acceso" En la sección "Compartir esta impresora";

• En "Seguridad seleccione "Todos" y marque la opción "Imprimir" en "Permisos" columna. Este paso es necesario para permitir el acceso al dispositivo a todos los ordenadores de la red.

Abrir el acceso al PC con la impresora

Para acceder a los archivos de un PC en red y utilizar la impresora, es necesario proporcionar la ruta de acceso a la misma a los demás ordenadores. El procedimiento para realizar esta tarea varía en función del sistema operativo utilizado.

Sistema operativo	Pasos
Para Windows 10 (para Windows 7, 8 y XP los nombres de las secciones pueden diferir ligeramente)	Vaya al icono de red situado en la parte inferior derecha y seleccione "Opciones de red e Internet".
	Navega hasta "Ajustes compartidos"
	Activar la detección y el uso compartido de la red en "Invitado o público sección.
	Active la encriptación de 128 bits y desactive la protección por contraseña en "Todas las redes" campo.
Para Mac OS	Abra el menú Apple, vaya a la configuración del sistema, haga clic en "Compartir" y vaya a "Dispositivos y redes" y marque la opción "Compartido" casilla.
	Especifique el dispositivo que desea compartir en "Impresoras" columna.

La impresión en el dispositivo está ahora disponible para todos los ordenadores conectados a la red. Para configurar el acceso al dispositivo desde otros ordenadores, siga estos pasos:

• Abra el "Panel de control" y navegue hasta la columna "Dispositivos e impresoras".
• Haga clic en "Añadir impresora".
• Cuando comience la búsqueda, cancélela e indique que el dispositivo deseado no se encuentra en la lista.
• Aparecerá una búsqueda por otras condiciones, donde deberás seleccionar "red … o "Impresora Bluetooth Añadir.
• Seleccione el nombre del dispositivo en la lista de dispositivos detectados.
• Espere unos minutos a que se establezca la conexión.

Estos pasos son específicos para Windows 10, pero los nombres de los apartados pueden variar ligeramente en otras versiones del sistema operativo. El concepto general sigue siendo el mismo.

Configurar el acceso del PC a la red

Para que varios dispositivos puedan utilizar el equipo de la oficina, es necesario conectarlos a la red local. Para ello, basta con localizar y pulsar sobre el icono del ordenador situado en el Escritorio, proceder a abrir el menú de propiedades, y navegar hasta la "Configuración avanzada del sistema" pestaña. Al llegar a esta sección, encontrará un campo llamado "Nombre del ordenador". Seleccionando el campo se le pedirá que introduzca el nombre del grupo de trabajo deseado utilizando caracteres del alfabeto latino dentro del espacio designado. Una vez completado este paso, es imprescindible reiniciar el ordenador, y posteriormente repetir estas acciones para cada dispositivo adicional que se quiera incorporar a la red.

Configurar una impresora de red

Para utilizar una impresora conectada a la red para la impresión de documentos, debe incorporarla a cada equipo y designarla como dispositivo principal.

Procedimiento para Windows 7:

• Acceda a la aplicación Impresoras y Faxes;

• elija "Instalación del dispositivo";

• Abra el asistente de instalación, pulse "Siguiente" y especifique la nueva dirección IP. A continuación, seleccione la opción…" y haga clic en "Siguiente" de nuevo.

• Visite la vista general de equipos, localice la red local, seleccione el dispositivo deseado y haga clic en "Siguiente";

• El dispositivo de impresión aparecerá en la lista de equipos, y deberás configurarlo como dispositivo predeterminado.

Si todos los pasos se realizan correctamente, el usuario podrá conectarse a la máquina a través de la red local y comenzar a imprimir documentos.

Este es el algoritmo para Windows 10 (si no se ha podido abrir el Asistente para agregar impresoras):

• Haga clic en el icono del ordenador y vaya a "Red" pestaña.
• Seleccione el grupo local deseado y aparecerá la lista de dispositivos conectados.
• Haga clic en el modelo de dispositivo y pulse "Conectar".
• Abra "Dispositivos e impresoras.
• Haga clic en el dispositivo que aparece en la lista y establézcalo como predeterminado.

Después de realizar estos pasos, la impresión de documentos se llevará a cabo utilizando el dispositivo conectado.

Conexión a un router

Otro método más sencillo para configurar la impresión en red es vincular los dispositivos de la oficina a un router. Esto puede hacerse a través de USB, Wi-Fi, LAN o un servidor de impresión de hardware.

Por USB

Para establecer una conexión USB entre la impresora y el router, primero deberá conectar los equipos mediante un cable, asegurándose de que ambos dispositivos están apagados. Una vez conectado, proceda a encender el router y, pasado un minuto, encienda la impresora. A continuación, acceda a la interfaz web del router consultando el manual o localizando la dirección en la parte inferior del dispositivo. A partir de ahí, introduzca el nombre de usuario y la contraseña especificados en el manual (a menos que hayan sido modificados previamente) y compruebe que el equipo de oficina es reconocido y funciona correctamente.

Consejo útil: Si no se reconoce la impresora, se recomienda consultar el manual del usuario. Hay casos en los que la impresora puede no ser compatible. En estos casos, la actualización del firmware del router puede resolver a menudo el problema, ya que la versión actualizada del software puede añadir compatibilidad con nuevos equipos.

Por Wi-Fi

El segundo método para conectar dos dispositivos es a través de Wi-Fi. Si ambos dispositivos son compatibles con la tecnología WPS (puede comprobarlo buscando botones en el dispositivo, en el manual de usuario o en el router), deberá pulsar el botón correspondiente en la impresora (consulte el manual de usuario para saber cuál es el botón correcto) y, a continuación, en el router, manteniéndolo pulsado durante al menos 2 minutos. Los indicadores parpadeantes de los dispositivos señalarán que se ha establecido la conexión. A continuación, deberá abrir la lista de dispositivos disponibles para imprimir en su PC y establecer el modelo deseado como dispositivo predeterminado.

Nota al margen! Si uno de los dispositivos no tiene un botón WPS, tendrás que navegar hasta el menú de conexión inalámbrica de la impresora, buscar la red e introducir las credenciales manualmente.

A través del puerto LAN

Para establecer una conexión de este modo, el usuario debe utilizar un cable de red para conectar los conectores Ethernet de la impresora con los del router. Una vez hecho esto, el usuario debe asignar una dirección IP estática a la impresora para poder imprimir. Es importante tener en cuenta que si se utiliza una dirección IP dinámica, la impresora no aparecerá en la lista de equipos de la red. Una vez completado este paso, es necesario reiniciar ambos dispositivos. A continuación, el usuario debe instalar los controladores de impresora adecuados en cada ordenador para garantizar el correcto funcionamiento del dispositivo. Por último, se debe realizar una impresión de prueba para verificar la eficacia del equipo.

A través de un servidor de impresión por hardware

Un servidor de impresión hardware es un dispositivo que proporciona conectividad entre un router y una impresora. Es esencial adquirir este dispositivo en caso de que el router carezca de puerto USB, y si el dispositivo de impresión no posee tarjeta de red o receptor WiFi.

Por cierto, los servidores de impresión de hardware rentables vienen equipados con un puerto USB y un conector Ethernet. Por otro lado, los aparatos de gama alta disponen de varias entradas USB e incluso pueden incorporar una entrada LPT y un módulo Wi-Fi.

Para establecer una conexión, es necesario vincular primero el dispositivo con el router y después con la impresora. El software suministrado en el kit se utiliza para configurar el servidor de impresión, que localiza el dispositivo de impresión y le asigna una dirección de red. Después, el dispositivo puede configurarse a través de la interfaz web, con las instrucciones que suelen acompañar al gadget.

Configuración del PC

Para garantizar el correcto funcionamiento del dispositivo de impresión que está conectado a la red a través de un router con 2 o más ordenadores, es necesario instalarlo en un PC. El proceso es el siguiente

• Abra el menú "Impresoras y escáneres" utilizando el botón de búsqueda;
• Haga clic en "Añadir impresora" y especifique que el dispositivo deseado no se encuentra en la lista de equipos detectados;
• Seleccione la instalación por dirección TCP/IP;

• Seleccione el dispositivo TCP/IP en el menú desplegable e introduzca la dirección IP de la impresora en las dos líneas siguientes;

• Desactive el sondeo del dispositivo y la selección automática del controlador;
• Seleccione la opción "Especial" y acceder a la configuración;

• Configure el protocolo LPR eligiendo un nombre de cola de su elección y confirmando la acción.

• Seleccione la marca y el modelo del dispositivo apropiado en la ventana de instalación del controlador o instale el software desde el disco o desde la memoria del PC.

• Elija un nombre para el dispositivo e introdúzcalo;

• Finalice la compartición;
• genere una impresión de prueba.

Conexión de red MFP

Cuando se trata de conectar dispositivos multifunción (MFP) que pueden realizar las funciones de impresora, copiadora y escáner, hay que tener en cuenta algunas cosas. Para empezar, asegúrese de que el MFP está desenchufado y conecte un extremo del cable Ethernet al puerto correspondiente del dispositivo. El otro extremo debe conectarse al router.

Si desea conectarse a través de WiFi, encienda el MFP y navegue hasta los ajustes de conexión inalámbrica en la pantalla. Siga las instrucciones para introducir la información necesaria como la dirección IP y la contraseña de red.

Cambio de la dirección IP

Si es necesario asignar una nueva dirección a la impresora multifunción dentro de la red local (podría ser necesario en caso de conflictos de direcciones IP), deberá acceder a la interfaz web del dispositivo. Para ello, abra un navegador web y escriba la dirección IP del dispositivo (esta información se puede encontrar en el manual del usuario). Pulse Intro. A continuación, introduzca el nombre de usuario y la contraseña de la impresora multifunción para acceder a la configuración y haga clic en el botón "Iniciar sesión" o "Iniciar sesión" . Una vez en la configuración, busque y haga clic en la "Red" y especifique la nueva dirección IP. Para aplicar los cambios, salga del menú y haga clic en "Enviar" botón.

Conexión en Windows

Para configurar el MFP, siga estos pasos:

• Acceda a "Dispositivos e impresoras opción
• Seleccione la opción para añadir una nueva impresora, aborte la búsqueda e indique que el dispositivo deseado no aparece en la lista;
• Elija la opción de instalar una impresora local o de red con los parámetros asignados manualmente;

• genere un nuevo puerto TCP/IP estándar;

• Indique la dirección IP del dispositivo, desactive el sondeo de la impresora e instale el software.

• Cuando se conecte al ordenador, detectará automáticamente el puerto y mostrará ajustes adicionales. En "Especial elija los parámetros deseados;

• Configure el protocolo LPR para la cola lp1, active el recuento de bytes y confirme los cambios.

• Elija la marca y el modelo del dispositivo y configúrelo para que arranque desde el disco. En determinadas situaciones, es posible que tenga que conectar el MFP al ordenador mediante un cable.

• Dé un título al dispositivo;

• restricción de la función de compartir;

• Realice una prueba del dispositivo imprimiendo una página de prueba.

Eso es todo – el dispositivo está preparado para su uso, ahora todo lo que hay que hacer es configurarlo como dispositivo de impresión predeterminado.

Realice los mismos pasos en el segundo PC si desea conectar dos ordenadores a una única impresora.

Posibles problemas y soluciones

Si su PC no puede detectar la impresora de red, puede localizarla manualmente utilizando la dirección IP y el nombre de red en "Dispositivos e impresoras" pestaña. Cuando la encuentres, haz clic en "Añadir impresora" y, a continuación, cancelar inmediatamente la búsqueda, indicando que el dispositivo requerido no aparece en la lista de equipos detectados. A continuación, marque la casilla "Seleccionar una impresora compartida por su nombre" e introduzca la dirección en el formato "Dirección IP del PC/Nombre de red del dispositivo". Una vez completados estos pasos, su PC podrá detectar el equipo de oficina conectado, añadirlo a la lista de dispositivos de impresión y configurarlo para su uso.

Si su PC sigue sin poder detectar la impresora conectada a la red o la función de uso compartido está desactivada, puede seguir estos pasos:

• Desactivar la VPN.
• Reinicie su PC, router y equipo de oficina.
• Comprueba que la configuración es correcta.
• Asegúrese de desactivar temporalmente el cortafuegos;
• Sustituya el cable Ethernet;
• Actualice el sistema operativo a una versión no posterior a 2010.

Consejo! Si el problema persiste, es aconsejable pedir ayuda al fabricante del aparato.

Por lo tanto, hay varios métodos para instalar una impresora de red para la impresión remota desde varios ordenadores. Para conseguirlo, es esencial entender el orden correcto de conexión y seguir estrictamente el proceso de configuración.

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